Довольны ли вы скоростью инвентаризации вашего офиса? Удается ли вам проводить ее, не допуская ошибок? Вы еще ведете бумажный учет? В процессе инвентаризации есть много узких мест, которые, к счастью, можно оптимизировать, переведя их на автоматические рельсы. Антон Салин, директор по развитию бизнеса в компании Softline Digital, представил нашему изданию решение по инвентаризации на базе технологии RFID. Рассказываем, как оно работает и каких преимуществ позволяет добиться.
Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 №49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» обязывает каждое предприятие проводить инвентаризацию основных средств минимум 1 раз в год.
Из-за того, что это неизбежная, а главное, регулярная задача, часто возникают сложности с ее выполнением. Контролировать состояние офисной техники, вести учет мебели, отслеживать перемещение объектов, сверять наличие с данными бухгалтерского учета – это трудоемкие, монотонные и затратные по времени процессы. К тому же чем больше у компании товароматериальных ценностей, тем больше инвентаризация, проводимая вручную, становится слабым местом: затягивается время исполнения, допускаются ошибки, возникает путаница в учете. Иногда все это даже критически влияет на рабочие процессы. Огромным преимуществом становится автоматизированная инвентаризация, которая позволяет избежать всех этих сложностей.
Главным образом автоматизированная инвентаризация стала возможной благодаря технологии RFID. С ее помощью не нужно привлекать к инвентаризации много персонала и даже близко контактировать со всеми объектами учета. Вся информация считывается автоматически на расстоянии и вносится в систему. Это позволяет экономить время инвентаризации и сокращать количество ошибок идентификации.
Softline Digital продемонстрировала заказчику и настроила систему учета и инвентаризации имущества на базе технологии RFID. Команда развернула систему автоматической инвентаризации, промаркировала основные средства RFID-метками, провела работу с мобильным RFID-считывателем по инвентаризации основных средств. В результате проекта удалось создать единую базу учета, добиться значительного сокращения временных трудозатрат и экономии времени инвентаризации в десятки раз.
Чтобы обеспечить оперативный учет и инвентаризацию объектов "на лету" с распознаванием на 100%, необходимо пройти несколько этапов, ведущих к созданию системы управленческого учета и единой базы предприятия с электронными паспортами объектов, фотографиями, зарегистрированными местоположениями и материально ответственными лицами. Это единая клиент-серверная система на базе платформы Union EAM, представляющая собой коробочное решение с возможностью персонализации, где каждый компонент программы может работать сам по себе.
Прежде чем приступить к инвентаризации, необходимо подготовить и загрузить первоначальные данные об объектах учета или импортировать в систему уже существующие данные. Обычно это происходит через загрузку файлов Excel, XML или через интеграцию с системами заказчика: ERP, MDM, ITSM.
Все объекты, которые подлежат инвентаризации, обязательно маркируются RFID-метками, двумерными кодами или штрихкодами. Они содержат информацию о наименовании, инвентарном номере, ответственном лице, складе и т.д.
Перед тем как проводить маркировку, необходимо ответить на вопросы о том, как объект будет эксплуатироваться. RFID-метки бывают разные: специально защищенные, устойчивые к химическим воздействиям, высокотемпературные и т.д. Поэтому важно выяснить, какой тип потребуется: важна ли защита от окружающей среды, какие рабочие температуры, не будет ли метка мешать работе оборудования. Нанести номер на объект можно маркером, краской или выбить его, но вопрос в том, как потом он будет считываться, требуется ли дальность и скорость считывания или, может быть, нужна защита от копирования маркировки. Учитывать необходимо и способ крепления: наклейка внутрь корпуса, сварка, вшивание, обеспечивающие устойчивость к срыву и внешним факторам.
После того как будут даны ответы на все эти вопросы, можно приступать к созданию шаблонов RFID-меток, их печати на специальном принтере или кодированию с помощью терминала сбора данных, а затем их расклейке на объектах учета.
С помощью терминала сбора данных со всех RFID-меток считывается информация. Причем это может происходить даже на расстоянии нескольких метров, что дает возможность быстро считывать метки с большого количества объектов в одном помещении. Считыватели можно устанавливать в проходах или на потолках, чтобы контролировать перемещающиеся объекты. Полученные данные отправляются на сервер.
Считанная с меток информация обрабатывается программой, а полученные результаты формируются в отчеты. В них отражается количество объектов, их местонахождение, состояние и т.д. Также организуется возможность регистрации выдачи и возвратов объектов учета в пользование, стадий перемещения, нахождения оборудования и материалов.
Специалисты Softline Digital выполнили демонстрацию решения по учету имущества и инвентаризации с применением RFID-технологии. Команда развернула платформу на предприятии заказчика и внесла текущие данные, оснастила инвентаризируемое имущество RFID-метками, настроила мобильные и стационарные RFID-считыватели для инвентаризации и контроля перемещения между зонами основных средств. В результате удалось добиться снижения времени инвентаризации и трудозатрат на ее проведение в десятки раз.
В результате реализации решения происходит:
RFID-инвентаризация позволяет добиться организации следующих выгод:
